Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en Fabreasy PDF Creator

Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie (EU). Wat betekent dit voor organisaties en hoe kan Fabreasy PDF Creator hierbij ondersteunen?

 

Wat verandert er? De AVG zorgt onder meer voor:

  1. versterking en uitbreiding van privacyrechten;
  2. meer verantwoordelijkheden voor organisaties;
  3. dezelfde, stevige bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders, zoals de bevoegdheid om boetes tot 20 miljoen euro op te leggen.

In grote lijnen is een organisatie verplicht om als goed huisvader op te treden voor alle data die betrekking hebben op anderen. Een term die gebezigd wordt is Privacy by design. Privacy by design houdt in dat u er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Maar ook gevoelige gegevens, zoals gegevens over elektronische communicatie (o.a. email) en financiĆ«le gegevens vallen hieronder. De AVG is van toepassing op zowel kleine als grote organisaties, dus zowel de ZZP’er, VOF, BV, NV, gemeentes, etc. dienen zich hier aan te houden.

Dit betekent dat bedrijven en organisaties meldplicht hebben als er gevoelige gegevens of persoonsgegevens in handen komen van een derde partij. Een voorbeeld van een organisatie die hier transparant in is, is de gemeente Rotterdam. In de periode 1 januari 2017 tot en met 30 april 2017 zijn door Gemeente Rotterdam 20 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zo valt op te maken dat een brief met persoonlijke inhoud die terechkomt bij een andere partij onder de meldplicht valt. Een verzonden brief op papier is lastig te beveiligen; met een PDF kan dit eenvoudig.

Bij verzuim van de meldingplicht kan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) forse sancties opleggen. Reden genoeg om melding te maken. De rompslomp die bij een melding komt kijken kost de nodige tijd en energie welke niet moet worden onderschat. Een voorzichtige inschatting is dat het maken van een melding 40 uur kost. Kortom voorkomen is beter dan genezen.

 

PDF-bestandsformaat

Veel organisaties gebruiken het PDF-bestandsformaat om rapportages, facturen, offertes e.d. naar belanghebbenden te sturen. Stuurt iemand uit de organisatie per ongeluk een email met privacygevoelige informatie naar een derde partij dan is de organisatie conform de meldingsplicht verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wordt dit nagelaten dan kan dit leiden tot een forse boete.

 

Beveiligen van PDF-bestanden

De reden om voor PDF te kiezen ligt voor de hand: Portable Document Format (PDF) zorgt ervoor dat de lay-out van de bestanden er bij alle partijen hetzelfde uitziet. Zowel op het scherm als wanneer er een afdruk wordt gemaakt. Een wat minder bekende optie is het toevoegen van wachtwoordbeveiliging. Het PDF-bestand wordt dan voorzien van versleuteling (bijvoorbeeld AES 128/256 bit encryptie). De AES encryptie is nagenoeg niet te kraken.

 

Fabreasy PDF Creator

Een hulpmiddel om PDF-bestanden te versturen die zijn voorzien van een wachtwoordbeveiliging is Fabreasy PDF Creator. De eerste mogelijkheid is om hetzelfde wachtwoord toe te voegen aan alle aangemaakte PDF-bestanden. Een andere optie is om voor elke klant een set aan te maken. Door aan de set een klantspecifiek wachtwoord toe te voegen ontvangt de klant een PDF met een eigen wachtwoord. Daarbij is het mogelijk om een set te voorzien van een emailtemplate. Hierdoor kan direct vanuit Word een PDF-bestand worden verstuurd. Selecteer de klantset en klik op het Fabreasy email-icoontje. Hierdoor wordt een emailbericht gestart met het correct ingevulde emailadres en de juiste aanhef in de email. Het Word document wordt toegevoegd als PDF emailbijlage en voorzien van een wachtwoord. Hierdoor wordt het risico dat een PDF-bestand bij de verkeerde partij terechtkomt aanzienlijk gereduceerd. Mocht dit om wat voor reden dan ook gebeuren, dan is het openen van het bestand zonder het juiste wachtwoord nagenoeg onmogelijk.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en Fabreasy PDF Creator

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en Fabreasy PDF Creator

Huisstijl toevoegen

Naast het toevoegen van wachtwoorden is Fabreasy PDF Creator gespecialiseerd in het toevoegen van de huisstijl aan PDF-bestanden. Er zijn verschillende mogelijkheden met voorblad, achterblad, vervolgpapier en briefpapier. Desgewenst is het mogelijk om verschijningsvormen van de volgorde voor specifieke rapportages toe te voegen aan een set. Hierdoor is Fabreasy PDF Creator (printer of drag-and-drop) een praktische oplossing voor applicaties die wel in staat zijn om een PDF-bestand te generen, maar nog niet zijn voorzien van huisstijl en beveiliging.

 

Fabreasy vrijblijvend proberen

Fabreasy PDF Creator is ontworpen voor Windows en werkt zowel op een PC als in een Remote Desktop Omgeving (RDS). Fabreasy is gratis te downloaden en kan vrijblijvend worden getest. Wenst u advies over het gebruik van Fabreasy PDF Creator en het belang van de implementatie van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) binnen uw organisaties, neem contact op met FCD products.

 

Meer informatie over de AVG: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg