PDF-verzending is geen bijzaak.

Borging

Welke minimale uitgangspunten nodig zijn om dit proces beheersbaar te maken.

Digitaal briefpapier en PDF beveiliging voor AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online

Veel accountantskantoren werken dagelijks met rapportagegeneratoren zoals AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online. Deze systemen genereren automatisch PDF-rapportages, aangiftes, jaarrekeningen en financiële overzichten.

De PDF-output uit AFAS klopt technisch.
CaseWare levert inhoudelijk correcte rapportages.
Nextens en Fiscaal Online produceren aangifte-PDF’s met persoonsgegevens.
Exact Online genereert financiële rapporten en documenten.

Maar elke applicatie hanteert zijn eigen opmaaklogica voor huisstijl.

Een PDF uit AFAS ziet er anders uit dan een rapport uit CaseWare.
Een aangifte uit Nextens wijkt visueel af van een document uit Exact Online of Fiscaal Online.

Zodra deze PDF’s per e-mail worden verstuurd, ontstaat:

• Inconsistente huisstijl

• Handmatige nabewerking

• Losse wachtwoordinstelling

• Extra controle onder tijdsdruk

Fabreasy zorgt dat elke PDF uit AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online automatisch wordt voorzien van digitaal briefpapier, handtekening en een uniek wachtwoord per ontvanger.

AFAS PDF automatisch voorzien van briefpapier en versleuteling

PDF-rapportages uit AFAS worden vaak direct per e-mail gedeeld met cliënten. Toch bevat een standaard AFAS PDF geen automatisch digitaal briefpapier of versleuteling per ontvanger.

Met Fabreasy wordt elke PDF uit AFAS automatisch:

• Voorzien van vaste huisstijl

• Aangevuld met digitale handtekening

• Versleuteld met een uniek wachtwoord per e-mailadres

Zo blijven AFAS PDF-rapportages consistent met Word- en Excel-documenten binnen hetzelfde kantoor.

CaseWare rapportages automatisch in vaste huisstijl

CaseWare wordt veel gebruikt voor samenstelwerkzaamheden en jaarrekeningen. De gegenereerde PDF uit CaseWare is inhoudelijk volledig, maar bevat geen uniforme briefpapier-overlay.

Wanneer een CaseWare rapport per e-mail wordt verstuurd:

• Is de uitstraling niet altijd gelijk aan andere documenten

• Moet beveiliging handmatig worden ingesteld

• Ontstaat risico bij AVG-gevoelige gegevens

Fabreasy verwerkt CaseWare PDF-bestanden lokaal en past automatisch digitaal briefpapier en versleuteling toe voordat het rapport wordt verzonden.

Nextens aangiftes automatisch versleutelen volgens AVG

Aangiftes uit Nextens bevatten persoonsgegevens, financiële gegevens en fiscale informatie. De AVG noemt versleuteling expliciet als passende beveiligingsmaatregel bij verzending via e-mail.

In de praktijk worden Nextens PDF-aangiftes vaak:

• Handmatig beveiligd

• Met los wachtwoord verzonden

• Of zonder versleuteling gedeeld

Fabreasy automatiseert dit proces. Elke PDF uit Nextens wordt automatisch voorzien van een uniek wachtwoord per ontvanger, gekoppeld aan het e-mailadres.

Geen extra handmatige stap meer.

Exact Online PDF-rapportages consistent en beveiligd

Exact Online genereert financiële rapportages, facturen en overzichten. Net als bij AFAS en CaseWare gebruikt Exact Online een eigen opmaakstructuur.

Daardoor kan een PDF uit Exact Online visueel afwijken van andere uitgaande documenten.

Fabreasy voegt automatisch digitaal briefpapier toe aan elke PDF uit Exact Online en past versleuteling per ontvanger toe voordat het document per e-mail wordt verstuurd.

Zo ontstaat één vaste standaard over AFAS, CaseWare, Nextens en Exact Online heen.

Fiscaal Online PDF aangiftes automatisch beveiligen

Fiscaal Online wordt gebruikt voor fiscale aangiftes en rapportages. De gegenereerde PDF-documenten bevatten vertrouwelijke persoonsgegevens.

Wanneer een PDF uit Fiscaal Online per e-mail wordt verzonden, moet versleuteling als passende maatregel worden toegepast.

Fabreasy zorgt dat elke PDF uit Fiscaal Online automatisch:

• Digitaal briefpapier bevat

• Een vaste handtekening krijgt

• Wordt versleuteld met uniek wachtwoord per ontvanger

Volledig lokaal verwerkt op Windows, zonder cloudopslag.

Eén vaste uitgaande standaard voor AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online

Veel kantoren gebruiken meerdere systemen tegelijk:

• AFAS voor rapportage

• CaseWare voor jaarrekening

• Nextens voor aangiftes

• Exact Online voor administratie

• Fiscaal Online voor fiscale rapporten

Zonder centrale oplossing ontstaat per systeem een andere PDF-stijl.

Fabreasy creëert één uniforme uitgaande standaard voor alle PDF-documenten uit AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online.

Elke uitgaande PDF:

• Consistente huisstijl

• Digitale handtekening

• Uniek wachtwoord per ontvanger

• Lokaal verwerkt

• AVG-conform verzonden

AVG en versleuteling van PDF-rapportages

De AVG vereist passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Versleuteling wordt expliciet genoemd als voorbeeld van zo’n maatregel.

Rapportages uit AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online bevatten vrijwel altijd persoonsgegevens.

Het automatisch toepassen van versleuteling op elke PDF bij verzending via e-mail vermindert risico’s en voorkomt handmatige fouten.

Fabreasy automatiseert deze beveiligingsstap volledig en verwerkt alle PDF-bestanden lokaal.

FAQ – Digitaal briefpapier en PDF beveiliging

Kan ik automatisch briefpapier toevoegen aan een AFAS PDF?

Ja. Fabreasy voegt automatisch huisstijl, handtekening en versleuteling toe aan PDF-rapportages uit AFAS.

Werkt Fabreasy met CaseWare rapporten?

Ja. PDF-bestanden uit CaseWare kunnen automatisch worden voorzien van digitaal briefpapier en een uniek wachtwoord per ontvanger.

Kan ik Nextens aangiftes automatisch beveiligen?

Ja. Elke PDF uit Nextens kan automatisch worden versleuteld met een uniek wachtwoord per e-mailadres.

Ondersteunt Fabreasy Exact Online PDF-rapportages?

Ja. PDF-documenten uit Exact Online worden automatisch voorzien van vaste huisstijl en beveiliging.

Kan ik Fiscaal Online aangiftes versleutelen zonder handmatig wachtwoord?

Ja. Fabreasy past automatisch versleuteling toe op elke PDF uit Fiscaal Online.

Worden PDF-bestanden naar een cloudserver geüpload?

Nee. Alle PDF-documenten uit AFAS, CaseWare, Nextens, Exact Online en Fiscaal Online worden volledig lokaal verwerkt.