Fabreasy PDF Creator – Mail Merger
Altijd leuk als een blije klant contact zoekt met de melding ‘Ik ben al jaren op zoek naar dit soort software’ met daarbij ‘ik was helemaal verrast toen ik…’. Na enige tijd zocht deze klant weer contact met de vraag of we Fabreasy PDF Creator konden uitbreiden met een Mail Merger. En dat kan uiteraard!
Het verzoek
Ze gebruiken al enige tijd een boekhoudprogramma dat PDF-bestanden opslaat. Een export levert een map met facturen op. Deze bestanden zijn niet eenvoudig te voorzien van hun briefpapier en dat lossen ze op middels één enkele sleepactie naar Fabreasy drag-and-drop. Stap 1 getackeld!
Vervolgens diende zich de volgende uitdaging aan. Klanten willen steeds vaker hun facturen via email ontvangen en dit was een heel gedoe. Handmatig kijkt een medewerker of hij de factuur moet mailen. Maakt een mail, voegt de factuur toe als attachment en vult het emailadres in. Redelijk veel werk met kans op fouten. Kan dit nu niet anders?
De oplossing: Fabreasy Mail Merger
De oplossing werkt als volgt: Het boekhoudpakket slaat zowel facturen als een Excelbestand op. In het Excelbestand staat de naam van de PDF-factuur en het emailadres. Fabreasy Mail Merger maakt een koppeling tussen het Excelbestand en het PDF-bestand. Zodra Fabreasy Mail Merger een match heeft gevonden tussen de gegevens in het Excelbestand en het opgeslagen PDF-bestand start deze een nieuw emailbericht (met tekst en onderwerp) en vult het juiste emailadres in. Ook wordt het PDF-bestand voorzien van briefpapier en toegevoegd als attachment. Na een korte controle in Outlook klikt de medewerker op [verzenden] en de factuur gaat naar de juiste klant met een minimale hoeveelheid werk. Stap 2 getackeld en een tevreden klant.
Tot slot
De oplossing resulteert in een praktische applicatie die eenvoudig te bedienen is. Behalve dat deze oplossing een behoorlijke hoeveelheid werk bespaart levert het automatiseren hiervan andere voordelen op. Een factuur bevat informatie die je niet wil en mogelijk zelfs niet mag delen met een andere klant (in het kader van de Algemene Verordening Persoonsgegevens – AVG). De nieuwe AVG-verordening (AVG) dwingt bedrijven te kijken naar hun huidige werkstromen en de gegevensverwerking hiervan. Fabreasy PDF Creator kan hierin een rol spelen. Met Fabreasy PDF Creator is het mogelijk een instelling te maken per klant. Hierdoor kun je een PDF-bestand voorzien van een wachtwoord en heeft elke klant heeft een uniek wachtwoord nodig om het PDF-bestand te openen. Mocht een PDF-bestand toch verkeerd terechtkomen dan is deze niet te lezen. Hierdoor kunnen hoge boetes in het kader van de AVG worden voorkomen.