Een PDF-bestand beveiligen

Een groot voordeel van het PDF-bestandsformaat ten opzichte van bijvoorbeeld Office-documenten is dat je PDF’s kunt beveiligen. Een van de andere belangrijke voordelen van PDF is dat de opmaak er bij iedereen hetzelfde uitziet. Bij Office-documenten is dat niet gegarandeerd.

Met het PDF-bestandsformaat is het mogelijk om:

• verdere bewerking te voorkomen (PDF beveiliging met wachtwoord)
• het bestand te versleutelen (zodat het bestand niet doorzocht kan worden zonder het te openen)
• bestanden te beveiligen met een wachtwoord.

Encryptie van PDF-document

Hieronder zie je een voorbeeld van beveiligingsinstellingen om een PDF-bestand aan te maken waarvan de inhoud is versleuteld. Als zo’n bestand online wordt geplaatst, is het toch niet doorzoekbaar voor zoekmachines. Achter het encryptie-niveau staat aangegeven met welke versie van Adobe Reader het document geopend kan worden. De bekendste software om PDF-bestanden te openen is Adobe Reader, maar ook alternatieven zoals Nitro PDF Reader en Foxit Reader kunnen bestanden openen met PDF-beveiliging.

Wachtwoordbeveiliging (PDF-beveiliging)

De tweede instelling heeft te maken met het openen van het PDF-bestand. Zodra dit onderdeel geactiveerd is, is er een wachtwoord nodig om de PDF te kunnen bekijken.

Machtigingen toekennen aan een PDF-bestand

Binnen Fabreasy Setup (het configuratiemenu) kun je een gebruiker specifieke rechten geven. Hieronder zie je de lijst met mogelijkheden voor PDF-beveiliging. Door een optie aan te vinken, geef je de lezer van het document toestemming om deze optie te benutten.

• Gebruiker mag document afdrukken
• Kopiëren van tekst en plaatjes toestaan
• Gebruiker mag document bewerken
• Gebruiker mag aantekeningen toevoegen
• Invullen van formulieren toegestaan (werkt alleen bij 128 bit-encryptie)
• Teksttoegang schermleesapparaten voor slechtzienden inschakelen
• Gebruiker mag het document samenvoegen (werkt alleen bij 128 bit-encryptie)
• Gebruik hoge resolutie bij afdrukken

Notities in een PDF-document voorkomen

Een vaker gehoorde klacht is dat een document retour wordt gestuurd met onoverzichtelijke notities. Door ‘Gebruiker mag aantekeningen toevoegen’ niet aan te vinken kun je het toevoegen van notities voorkomen. Dat is een veelgebruikte PDF-beveilging.