Hoe kan ik verschillende soorten digitaal briefpapier gebruiken?
Het is mogelijk om Fabreasy gemakkelijk in te zetten voor verschillende bedrijfsactiviteiten. Daarvoor hoef je niet meer alle instellingen in het tabblad ‘Huisstijl toevoegen’ te wijzigen. Je kunt nu meerdere briefpapiersets definiëren. Je kunt gemakkelijk het juiste briefpapier selecteren voor elke klus, zoals offertes maken of een rapportage. De geselecteerde set wordt dan gebruikt om een PDF aan te maken vanuit bijvoorbeeld Word, Excel en de PDF printerdriver.
Briefpapiersets aanmaken en gebruiken gaat als volgt.
Stap 1
Kies voor Setup -> tab ‘huisstijl toevoegen’ -> knop ‘Geavanceerde opties’.
Bedenk welke verschillende sets je wilt definiëren, zoals bijvoorbeeld briefpapier, facturen, offerte, rapportage et cetera. Noteer hoe elke set eruit moet komen te zien. Voorbeelden:
- Briefpapierset: eerste pagina is briefpapier, dan pagina 2 tot einde vervolgpapier
- Factuurset: vervolgpapier op alle pagina’s
- Offerte: voorblad offerte, vervolgpapier, achterblad met voorwaarden.
- Rapportage: eerste pagina vervolgpapier, tweede pagina briefpapier, pagina’s 3 tot 999 vervolgpapier.
(Voor- en achterblad mogen PDF bestanden zijn met meerdere pagina’s.)
Stap 2
Definieer de sets (onder ‘Ingeven setnamen’), bijvoorbeeld: briefpapierset, factuurset, offerte, rapportages.
Stap 3
Voeg de PDF-bestanden toe aan de briefpapier-library. Let op: dit moeten PDF-bestanden zijn zonder enige vorm van beveiliging.
Stap 4
Definieer de overlays, en maak per situatie een regel aan voor de set.
- Geef een overlay-naam op
- Geef de functie op (briefpapier, voorloop of achterblad)
- Selecteer een PDF uit de library
- Geef aan op welke pagina de PDF moet komen
- Klik op ‘Toevoegen’.
Stap 5
Koppel de aangemaakte overlays in de tab ‘Pas sets aan’.
Selecteer de setnaam en voeg de overlays toe aan de set.
Hoe gebruik je de sets?
Start Fabreasy drag-and-drop, en selecteer de aangemaakte sets met het pull-down-menu.
De geselecteerde set wordt nu gebruikt in het Office-lint, Fabreasy PDF Printer en drag-and-drop.